Parte 10 - Los inventarios (stocks), ese agujero desconocido para aquellos que no lo quieren conocer (o reconocer).

01.03.2014 00:00

Aunque los tiempos actuales han obligado a trabajar prácticamente sobre pedido, no es menos cierto que cualquier tipo de empresa que venda algún tipo de producto debe tener, al menos, un stock mínimo. Gestionar el stock correcto involucra a muchos departamentos dentro de una empresa y desde mi experiencia reconozco que es de artistas tener a todos ellos contentos y además dedicarse a hacer bien su trabajo. Lo segundo debería ser más importante que lo primero, pero esto no siempre ocurre.

El departamento comercial (el de ventas de toda la vida), por supuesto, quiere que en todo momento exista stock de cualquier tipo de producto sin tener que preocuparse si existe o no stock, ellos ya se preocupan de la venta y no pueden dedicar tiempo a analizar el stock. Para su descargo, en mi opinión, pienso que tienen razón (no toda). No hay algo más patético que una empresa no pudiendo realizar una venta por no tener stock suficiente, ya sea por no tener capacidad de producción, compra o deficiencia en su control de stock.

El que compra, ya sean materias primas, auxiliares o producto final para la venta, quiere comprar las mayores cantidades posibles, es mucho más fácil, barato y da menos trabajo. Aquí hay problema: dos de los departamentos clave y con más presupuesto dentro de las empresas, están de acuerdo en una cosa: mucho stock y a cualquier precio.

Si la empresa está bien estructurada no tendrá como mismo responsable al que compra, produce si es el caso y gestiona el stock. Es como poner al tesorero a cuadrar los bancos o al lobo a cuidar a las ovejas (o gallinas según el cuento).

El departamento de planificación es aquel que organiza las producciones de fábrica en base a la previsión de ventas que le ha pasado el departamento comercial, ojo que la palabra es previsión ya que si fuese otra cosas serian adivinos y no trabajarían como comerciales. Toman las ventas históricas, el presupuesto anual, etc… y el stock ya existente y elabora un plan de producción de aquello que no tiene o manda comprar aquello que falta, ya sea para producción o venta final. Este departamento es el que controla aunque no sea su función la lógica existencia del stock en una empresa. Es quien regula el stock que existe y el que falta.

No voy a explayarme mucho en los departamentos de producción y expediciones, ya que ellos ¿en teoría? deben fabricar o preparar los pedidos que hay que servir a los clientes con una información ya elaborada por otros departamentos.

Llegamos a un punto crucial, ¿Dónde se incluye a aquel que gestiona físicamente los stocks? Como he comentado anteriormente no debería tener como jefe aquel que también gestiona las compras o la producción si es el caso. Debe ser alguien con experiencia en la empresa, que la conozca en toda su magnitud y que sea fiable al cien por cien, pero ¿Qué sea fiable al cien por cien?, pues sí.

Los almacenes en las empresas pueden ser un agujero negro en la cuenta de resultados más grande que cualquier otra cuenta de gastos. Como se puede concluir, el responsable solo se tiene que dedicar a controlar todo lo que entre y sale, nada más (lo de tenerlo todo colocado y limpio lo doy por hecho, aunque no debería). Todo aquello que entra o sale debe estar justificado con un documento, pedido, orden de fabricación, orden de compra, etc…

No hace mucho tiempo visitando una fábrica me decían que la misma no tenía ninguna diferencia en su almacén con respecto a su sistema. Todo estaba cuadrado. Permítanme una licencia, eso no existe. Si alguien de verdad piensa eso, no conoce donde trabaja o lo que es peor, lo conoce demasiado, y como no sea el dueño…

Las diferencias en los almacenes, ya sean de materias primas, auxiliares o producto terminado deben ser analizadas cuidadosamente y que mejor departamento que CG para ello. No solo hay que analizar las cantidades que faltan o sobran (eso también ocurre), hay que evaluarlas económicamente, ya que de esta manera llamaran la atención allí donde tienen que llamar la atención.

Con los sistemas informáticos o almacenes inteligentes que existen actualmente no debe haber problemas para tener una gestión de stocks correcta y eficiente, pero no olvidemos que las maquinas ayudan al hombre y que al final este tiene siempre la última palabra.