Parte 4 - Coaching Gestión: Entremos en materia.

01.09.2013 00:00

Entremos en materia.

Ya conocemos de quien es la responsabilidad de Control de Gestión de una empresa, de donde vienen los datos, a quien van dirigidos, con que tienen que cuadrar y que personas están involucradas en los procesos.

Una de las verdades universales de una empresa: “La información es poder”. Estoy totalmente de acuerdo con algunos matices. La información es poder si tiene una buena base contable e interna, está bien elaborada, bien presentada y ha sido compartida con todo el mundo. He estado en muchas reuniones donde la finalidad de la misma no era buscar soluciones a los problemas que se tenían. La información, o no se había dado con el tiempo suficiente para poder ser analizada correctamente o simplemente no estaba lo suficientemente bien preparada para ver la finalidad de la misma. Estas reuniones servían simplemente para sacar “por sorpresa” los problemas, justificar que la información es mía y en algunos casos “la comparto cuando quiero”. Bueno pues una reunión más que no sirve para nada ya que, en vez de ser rápidos en la resolución de los problemas y puesta en marcha de soluciones habrá que volver a reunirse “otra vez” ahora con toda la información sobre la mesa y unas cuantas personas bastante cabreadas por haber sido expuestos en público ante sus jefes sin tener la mínima posibilidad de reacción.

Otro problema que puede tener la información si no se canaliza de la forma correcta a través de un único responsable:

Recuerdo una conversación con un amigo que trabajaba en un sector diferente al mío, y después de haber pasado tiempos difíciles la empresa había empezado a despegar “otra vez”. El Director General realizaba mensualmente una reunión individual con cada uno de sus responsables de área para que estos le explicasen como marchaba el negocio. Todos los responsables preparaban “su información”, la analizaban la ponían bonita en Power Point  y la presentaban. Curiosamente en todas las presentaciones la empresa iba fenomenal, buenas ventas, buenas compras, pocos gastos en los departamentos, buena financiación, vamos una empresa modelo. La cosa empezó a ponerse fea, la empresa empezó a entrar en pérdidas aunque curiosamente después de tres meses en esta situación los informes que le presentaban sus responsables seguían siendo igual de buenos. El Director General convoco un comité de dirección para analizar “en conjunto” la situación. Afortunadamente en esa reunión se sacaron tres conclusiones que a día de hoy seguro que tuvieron mucho que ver con la vuelta a los beneficios: Una: La información que se presentaba no estaba ni tan siquiera cuadrada con la contabilidad financiera, mucho menos con la analítica, dos: No se trabajaba en equipo ni  se compartía la información, tres: Se centralizo toda la configuración y extracción de información en Control de Gestión y era esta la que preparaba y presentaba la información.  A partir de ese momento eran los departamentos los que preparaban las explicaciones oportunas en base a una información “cuadrada” con todos los sistemas.